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/ JCSM Shareware Collection 1993 November / JCSM Shareware Collection - 1993-11.iso / cl580 / ccihb1j.lzh / C3 < prev    next >
Text File  |  1988-08-27  |  16KB  |  529 lines
  1.  
  2.  
  3.         ======================= CCI Home Budget ========================
  4.  
  5.  
  6.         3.0 Posting Entries
  7.         -------------------
  8.  
  9.         3.1 Overview
  10.         ------------
  11.  
  12.         Entering  finanacial  transactions into an  entry data  file may
  13.         be  accomplished  by any  one of  three  ways by  selecting  the
  14.         appropriate option from the Post Entry Activity Menu.
  15.  
  16.            1. Posting Paycheck Entries
  17.  
  18.               Automatic  posting of  pre-defined paycheck budget amounts
  19.               to various categories and accounts.
  20.  
  21.            2. Posting Pre-Defined Entries
  22.  
  23.               Posting of pre-defined common  repetitive entries (auto or
  24.               house payments, etc.).
  25.  
  26.            3. Posting Entries
  27.  
  28.               Posting individual transactions  one at a time (groceries,
  29.               gift purchase, interest deposit, etc.).
  30.  
  31.         The  maximum  number  of entries  per data  file  is  9990 which
  32.         requires approximate 650 K of disk space.  An expected number of
  33.         entries for an average household  would range  between 1500-2500
  34.         entries per year (140 K).  If desired, entries for more than one
  35.         year may be  posted to  the same  data file  (see 7.4  Beginning
  36.         Next  Year's File).  Disk  space  required  may be  computed  as
  37.         follows:
  38.  
  39.                Data file size = (160 + No. of Entries) x .064 K
  40.  
  41.         Entries once  posted  can not  be deleted.  But, the last  entry
  42.         number may be changed so that the most recent entries may be re-
  43.         entered (see 6.8 Change Entry Limits).  Should any  entry become
  44.         void, edit all entry items to zero.  It is suggested  that entry
  45.         numbers be recorded on receipts, check books and other documents
  46.         to assist in locating transactions should the need arise.
  47.  
  48.         Chronological  posting  of entries  is not  required  but  would
  49.         enhance entry listings and printouts since entries are processed
  50.         in the  order  posted.  It is  suggested  that blank  entries be
  51.         posted from time  to time to  allow room  for  late and  unknown
  52.         transactions.  This will help  keep entries  grouped by  day and
  53.         month.  When the first  entry of a month is posted,  the program
  54.         automatically posts five blank entries.
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.         ============================= 13 ===============================
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.         ======================= CCI Home Budget ========================
  70.  
  71.  
  72.         3.1 Overview (continued)
  73.         ------------
  74.  
  75.         Entries that  specify a credit refund transaction have a special
  76.         effect on category and  monthly totals.  Refund  transactions do
  77.         not increase  category  or monthly  credit totals  but  decrease
  78.         debit totals so that credit totals do not include double  amount
  79.         postings.   Credit  refund  entries  do, however,  increase  the
  80.         specified account credit total.
  81.  
  82.            Example: A $50 gift purchase which is then returned
  83.  
  84.                    Entries  Posted                Gift Category Totals
  85.         Date   Category  Transaction  Amount    Credit   Debit   Balance
  86.         ------------------------------------    ------------------------
  87.         01-15   Gift     +Ck Check     100       100        0      100
  88.         02-07   Gift     -Ck Check      50       100       50       50
  89.         02-13   Gift     +Rf Refund     50       100        0      100
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.         ============================= 14 ===============================
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.         ======================= CCI Home Budget ========================
  136.  
  137.  
  138.         3.2 Entry Items
  139.         ---------------
  140.  
  141.         Item            Input Format
  142.         ----            ------------
  143.         0 Entry         * Automatically assigned for new entries
  144.                         * Accepts 1 through last entry posted
  145.                         * First Entry <= Last Entry
  146.                         * Zero clears previous input
  147.                         * Input aid displays milestone entry numbers
  148.  
  149.  
  150.         1 Check         * Accepts up to 5 alphanumeric characters
  151.                         * Blank spaces and upper/lower case characters
  152.                           are significant in sorting and analyses
  153.                         * First Check <= Last Check
  154.                         * Blank space clears previous input
  155.  
  156.  
  157.         2 Date          * Accepts Month - Day format "mm-dd"
  158.                         * "mm" range 00 to 12
  159.                         * "dd" range 00 to 31
  160.                         * Third character must be "-" if 3 or more
  161.                           characters are entered
  162.                         * First Date <= Last Date
  163.                         * Assigned system date for new entries
  164.                         * Blank space clears previous input
  165.  
  166.  
  167.         3 Category      * Accepts 0 through 96
  168.                         * First Category (<= Next) <= Last Category
  169.                         * Zero clears previous input
  170.                         * Input aid displays category information
  171.  
  172.  
  173.         4 Transaction   * Accepts 0 through 16
  174.                         * First Transaction <= Last Transaction
  175.                         * Zero clears previous input
  176.                         * Input aid displays transaction information
  177.                         * Transaction Types:
  178.  
  179.                            # Credit Transaction   # Debit Transaction
  180.                           -- ------------------  -- -----------------
  181.                            1 +Rf * Refund         9 -Cr * Charge
  182.                            2 +Ot * Other         10 -Ot * Other
  183.                            3 +Ca * Cash          11 -Ca * Cash
  184.                            4 +Ck * Check         12 -Ck * Check
  185.  
  186.                            5 +Rf   Refund        13 -Cr   Charge
  187.                            6 +Ot   Other         14 -Ot   Other
  188.                            7 +Ca   Cash          15 -Ca   Cash
  189.                            8 +Ck   Check         16 -Ck   Check
  190.  
  191.                            * Outstanding transaction
  192.  
  193.  
  194.         ============================= 15 ===============================
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.         ======================= CCI Home Budget ========================
  202.  
  203.  
  204.         3.2 Entry Items (continued)
  205.         ---------------
  206.  
  207.         Item            Input Format
  208.         ----            ------------
  209.         5 Amount        * Accepts 0.00 to 9999.99
  210.                         * First Amount <= Last Amount
  211.                         * Zero clears previous input
  212.  
  213.  
  214.         6 Account       * Accepts 0 through 10
  215.                         * First Account <= Last Account
  216.                         * Zero clears previous input
  217.                         * Input aid displays account information
  218.  
  219.  
  220.         7 Group 1       * Accepts up to 4 alphanumeric characters,
  221.                           only first 2 characters are displayed
  222.                         * Blank spaces and upper/lower case characters
  223.                           are significant in sorting and analyses
  224.                         * Blank space clears previous input
  225.  
  226.  
  227.         8 Group 2       * Accepts up to 4 alphanumeric characters,
  228.                           only first 2 characters are displayed
  229.                         * Blank spaces and upper/lower case characters
  230.                           are significant in sorting and analyses
  231.                         * Blank space clears previous input
  232.  
  233.  
  234.         9 Comment       * Accepts up to 25 alphanumeric characters
  235.                         * Blank spaces and upper/lower case characters
  236.                           are significane in sorting and analyses
  237.                         * Blank space clears previous input
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.         ============================= 16 ===============================
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.         ======================= CCI Home Budget ========================
  268.  
  269.  
  270.         3.3 Post Paycheck Entries
  271.         -------------------------
  272.  
  273.         Paychecks and other sources of income may be posted as lump sums
  274.         or portions thereof  may be distributed  to different categories
  275.         and  accounts  (see  6.1 Category  Information  and  7.3 Posting
  276.         Paychecks).
  277.  
  278.         To post a paycheck to various categories, select <1> or <2> from
  279.         the Post Entry Activity Menu. The items specified in posting the
  280.         last paycheck  are displayed.  The first six items, Date through
  281.         Accounts, are required to post a paycheck.
  282.  
  283.  
  284.         Item                  Value Description
  285.         ----                  -----------------
  286.         1 Date                Date of paycheck or deposit
  287.  
  288.         2 Check               Paycheck number
  289.  
  290.         3 Category: First     First Category through Next  Category less
  291.                     Next      one will post with the  First  Transaction
  292.                     Last      and First Account.   Next Category through
  293.                               Last  Category  will post  with  the  Last
  294.                               Transaction  and Last Account.  Categories
  295.                               that  have  budget  amounts  of  zero  are
  296.                               ignored.  There  must  be  at  least   one
  297.                               non-zero budget amount  between  First and
  298.                               Last  Categories  for Posting  Activity to
  299.                               begin.
  300.  
  301.         4 Transaction: First  First and Last  Transaction  correspond to
  302.                        Last   the two category ranges above. Transaction
  303.                               selection is limited to  credit types 2,3,
  304.                               4,6,7 and 8. To handle paycheck deductions
  305.                               that do not  contribute to net  worth, the
  306.                               second  Category  range  is posted  twice:
  307.                               Once with the  Last  Transaction to post a
  308.                               credit and then with the  Last Transaction
  309.                               plus 8  to  post  a  debit.  The  Category
  310.                               amounts and Last Account are used for both
  311.                               credit and debit entries.
  312.  
  313.         5 Amount              The paycheck gross amount.
  314.  
  315.           Budget              The  budget  amount is the  total  of  the
  316.                               budget   amounts  assigned  to  the  First
  317.                               through Last Categories inclusive.  Amount
  318.                               of paycheck  must  equal  budget total for
  319.                               the posting activity to begin.
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.         ============================= 17 ===============================
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.         ======================= CCI Home Budget ========================
  334.  
  335.  
  336.         3.3 Post Paycheck Entries (continued)
  337.         -------------------------
  338.  
  339.         Item                  Value Description
  340.         ----                  -----------------
  341.         6 Account: First      First and Last  Account  correspond to the
  342.                    Last       two category ranges above.
  343.  
  344.         7 Group 1             Any 4 characters.
  345.  
  346.         8 Group 2             Any 4 characters.
  347.  
  348.         9 Comment             Any 25 character.
  349.  
  350.  
  351.  
  352.         The  first and  last  entry  number  for the  selected  category
  353.         range is displayed  along with the total number of entries  that
  354.         will be posted.  The  last entry  must be  less than or equal to
  355.         9990 for  posting to begin.  The  total number  of entries  will
  356.         equal one entry for each  non-zero  budget amount  in the  first
  357.         category range plus two entries for each  non-zero budget amount
  358.         in the  second  category  range.  Categories  with  zero  budget
  359.         amounts are ignored.  If double posting  for the second category
  360.         range is not desired,  set the second category range to the same
  361.         category that has a zero budget amount.
  362.  
  363.  
  364.         Post Paycheck No. 1 or 2 options:
  365.  
  366.         <1>  Edit             Select to specify any of the nine items.
  367.  
  368.         <2>  Budget Amounts   Select to adjust  budget  amounts  so that
  369.                               budget  amounts  equals  paycheck  amount.
  370.                               Changes  are for  current  paycheck  only,
  371.                               pre-defined amounts remain unchanged.
  372.  
  373.         <3>  Post             Select to post paycheck budget amounts.
  374.  
  375.         <SB> Act'y Menu       Select to  return  to Post  Entry Activity
  376.                               Menu.  Paycheck will not be posted.
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.         ============================= 18 ===============================
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.         ======================= CCI Home Budget ========================
  400.  
  401.  
  402.         3.4 Post Pre-Defined Entries
  403.         ----------------------------
  404.  
  405.         Common repetitive entries  may be pre-defined to provide uniform
  406.         entry and  ease of  posting  regular  monthly  entries  (see 6.3
  407.         Pre-Defined Entries).
  408.  
  409.         To post  pre-defined  entries,  select <3>  from  the Post Entry
  410.         Activity Menu.  The first pre-defined entry is displayed.  Entry
  411.         dates are assigned the DOS date. Entry numbers are automatically
  412.         assigned.  After  each  posting,  the next  pre-defined entry is
  413.         displayed.
  414.  
  415.  
  416.         Post Pre-Defined Entries options:
  417.  
  418.         <1>  Edit             Select to  edit  any of  the  nine  items.
  419.                               Changes  are   for   current  entry  only,
  420.                               pre-defined  entry items remain unchanged.
  421.  
  422.         <2>  Select           Select to displayed  pre-defined  entry by
  423.                               entering pre-defined entry number.
  424.  
  425.         <3>  Post             Select to post displayed entry.
  426.  
  427.         <SB> Act'y Menu       Select to return to  Post  Entry  Activity
  428.                               Menu.  Displayed entry will not be posted.
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.         ============================= 19 ===============================
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.         ======================= CCI Home Budget ========================
  466.  
  467.  
  468.         3.5 Post Entries
  469.         ----------------
  470.  
  471.         To post  any type  of entry,  select <4>  from  the  Post  Entry
  472.         Activity Menu.  The program  sequentially displays input prompts
  473.         for  the nine entry items  before  displaying  the option  menu.
  474.         Entry  numbers  are  automatically  assigned.  Entry  dates  are
  475.         assigned the DOS date.
  476.  
  477.  
  478.         Post Entries options:
  479.  
  480.         <1>  Edit            Select to edit any of the nine items.
  481.  
  482.         <2>  Next            Select to post  displayed  entry and  begin
  483.                              prompt sequence for next entry.
  484.  
  485.         <3>  Last            Select to post  displayed  entry and return
  486.                              to Post Entry Activity Menu.
  487.  
  488.         <SB> Act'y Menu      Select to  return to  Post  Entry  Activity
  489.                              Menu.  Displayed entry will not be posted.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.         3.6 Backup New Entries
  494.         ----------------------
  495.  
  496.         New  entries may be  copied to the backup file.  The backup file
  497.         must be defined and accessible to the operating system  (see 6.4
  498.         Operation Paramenters).  To copy the entire file, see 4.7 Backup
  499.         Entries.
  500.  
  501.         To backup new entries, select <5> from the  Post Entry  Activity
  502.         Menu.
  503.  
  504.  
  505.         Backup New Entries options:
  506.  
  507.         <1>  Backup           Select to copy new entries to backup file.
  508.  
  509.         <SB> Act'y Menu       Select to return  to Post  Entry  Activity
  510.                               Menu.
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.         ============================= 20 ===============================
  525.  
  526.  
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  529.